Rechnungswesen Nürnberg
Mit dem 1. Januar 2005 hat die Stadt Nürnberg als erste deutsche Großstadt ihren kameralen Rechnungsstil durch die Doppik („Doppelte Buchführung in Konten“) abgelöst. Die bisher verwendeten Computer-Programme für das Rechnungswesen wurden durch die moderne Standardsoftware SAP R/3 ersetzt. Bereits im November 2004 hat der Stadtrat den Haushaltsplan der Stadt Nürnberg, der erstmals nach kaufmännischen Grundsätzen aufgestellt wurde, verabschiedet.
Beschluss des Ältestenrats
Begonnen hat das Projekt mit dem Beschluss des Ältestenrats zur Umstellung des Rechnungswesens im September 2000. Es folgte eine knapp zweijährige Phase, in der eine Ist-Analyse, die Grundkonzeption der Doppik, die Softwareauswahl sowie die Ausschreibung der Beratung erfolgten.
Umstieg auf den neuen Rechnungsstil
Anschließend hat das Projekt „Neues Rechnungswesen Nürnberg (NRN)“, das für die Umsetzung verantwortlich war, in nur zweieinhalb Jahren das komplette Rechnungswesen von der kameralen Logik auf die kaufmännische Buchführung umgestellt. Unterstützt wurde das Projekt dabei von den Firmen Siemens Business Services (SBS) als SAP-Beratung und der Firma arf GmbH für die betriebswirtschaftliche Beratung.
Der Umstieg auf den neuen Rechnungsstil erfolgte nicht wie bei Projekten vergleichbarer Komplexität üblich zunächst für Pilotbereiche und dann nach und nach für den Rest der Verwaltung, sondern zeitgleich in einem Schritt („Big Bang“). Für alle 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem Rechnungswesen bei der Stadt befasst sind, begann am 1. Januar 2005 eine neue Ära. Das kamerale System wurde nach den Jahresabschlussarbeiten für 2004 abgeschaltet.
Customizing
SAP R/3 ist eine Standardsoftware, die mittels ca. 30 000 Schaltern und Tabellen kundenspezifisch eingestellt werden kann, das heißt das Projektteam musste neben den Grundeinstellungen der Rechnungswesenprozesse auch alle dienststellen-spezifischen Daten wie Kostenstellen, Geschäftsbereiche etc. in das System einstellen. Die benötigten Daten wurden jeder Dienststelle einzeln in sogenannten „Roll Out Workshops“ erläutert und von den Dienststellen in Form von Excel-Tabellen an NRN zurückgeliefert.
Einige Schwierigkeiten bereitete es auch die alten kameralen Begriffe abzulösen und durch neue kaufmännische Begriffe zu ersetzen: Die Rechnungswesenabläufe in den über 60 Dienststellen der Stadt wurden durchleuchtet und durch kaufmännische Abläufe ersetzt. Insbesondere die Vorgänge auf den kameralen Vorschuss- und Verwahrgeldkonten mussten an die kaufmännischen Gegebenheiten angepasst werden.
Eine weitere Herausforderung für die Organisatoren im Projektteam war die Durchführung der Schulungen für das neue Rechnungswesen. In einem beispiellosen Schulungsmarathon wurde mit fast 30 internen Trainern das gesamte Personal im Rechnungswesen, ca. 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit betriebswirtschaftlichen und SAP-Grundkursen versorgt.