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Informationen für Auftragnehmer des Hochbauamtes: Elektronische Rechnungsbearbeitung und zentraler Rechnungsempfang

Die Stadt Nürnberg führt die elektronische Rechnungsbearbeitung ein. Damit verbunden ist die Umstellung auf einen zentralen Rechnungsempfang. Diese Änderung erfolgt zum 30. April 2021 und betrifft Rechnungen als PDF-Datei, elektronische Rechnungen ("XRechnung" und "ZUGFeRD") und Rechnungen auf Papier.

Auf dieser Seite haben wir für die Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer des Hochbauamtes Informationen zu den Themen Rechnungsstellung und elektronische Rechnung zusammengestellt.


1. ÜBERGEORDNETE INFORMATIONEN

Weitere übergeordnete Informationen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung finden Sie auch unter der stadtweiten Seite:


2. RECHNUNGSFORMATE

  1. Die klassische Rechnung in Papierform.
  2. Rechnung als PDF Datei. Dies ist keine „eRechnung“ im eigentlichen Sinn, sondern lediglich eine Rechnung, die nicht in Papierform, sondern als elektronisches Dokument erstellt wird.
  3. Rechnung als "echte" eRechnung (Format XRechnung, oder ZUGFeRD). Dies sind strukturierte Datensätze, die von einem IT-System gelesen und weiterverarbeitet werden können und speziell zur Rechnungsbearbeitung entwickelt wurden.

Alle Rechnungsformate können gleichberechtigt verwendet werden. Wichtig ist dabei, dass eine Rechnung nur einmal gestellt wird, das parallele Zustellen einer Rechnung auf mehreren Wegen darf nicht erfolgen.


3. RECHNUNGSSTELLUNG

Um die Einspeisung einer Rechnung in das elektronische System (in der Fachsprache „VIM - Vendor Invoice Management“ genannt) zu ermöglichen, sind Anforderungen an die Beschaffenheit einer Rechnung und den Zustellungsweg zu berücksichtigen.

Hinweis

Egal ob Papierform, PDF-Datei oder XRechnung – für Einzelfälle können Auftragnehmer und Auftraggeberin abweichende Regelungen vereinbaren.


Im Folgenden werden die Details je Zustellungsweg erläutert.

3.1 Rechnungen in Papierform - Zustellung auf dem Postweg

  • Alle Rechnungen in Papierform an die Nürnberger Stadtverwaltung (höchstens bis zum Format „Maxibrief“) werden an ein zentrales Postfach geschickt: Postfach 90 01 48, 90492 Nürnberg. Bei Rechnungen, die das Format Maxibrief übersteigen, muss eine individuelle Regelung getroffen werden. Beispiel: Die Rechnung selbst (wenn kleiner als Maxibrief) geht an den zentralen Rechnungseingang, die zugehörigen begründenden Unterlagen (Aufmaß, Pläne etc.) gehen per separatem Versand an die Sachbearbeitung der Auftragnehmerin.
  • Die Rechnungsadresse muss die Bezeichnung Stadt Nürnberg mit der jeweiligen städtischen Dienststelle oder Einrichtung enthalten. (hier: i.a. Hochbauamt)
  • Es darf kein Straßenname in der Rechnungsadresse stehen, um zu verhindern, dass die Zustellung nicht an den zentralen Rechnungseingang, sondern fälschlicherweise an das Hochbauamt erfolgt.

Muster Adresse

05 06 eRechnung Postadresse 375
  1. Bezeichnung der Dienststelle, für welche die Leistung erbracht wurde, (hier: i.a. Hochbauamt), einschließlich Nennung von Einrichtung / Abteilung und der zuständigen Sachbearbeitung. Diese Angaben erhalten Sie von der zuständigen Sachbearbeitung beim Hochbauamt.
  2. Leitweg-ID. Die Leitweg-ID darf künftig auf keiner Rechnung an die Stadt Nürnberg fehlen. (‚X‘ im Beispiel als Platzhalter). Die Leitweg-ID gehört üblicherweise als Angabe in den Rechnungskopf.
  3. Zentrales Postfach für den Rechnungseingang bei der Nürnberger Stadtverwaltung.
  4. Postleitzahl für das zentrale Rechnungspostfach der Stadtverwaltung.

3.2 PDF-Rechnungen und eRechnung - Zustellung per E-Mail

  • Eine einheitliche E-Mail-Adresse ist die zentrale Eingangsadresse für alle Rechnungen als PDF-Rechnung oder als eRechnung an die Nürnberger Stadtverwaltung.
  • Ein Hinweis zu eRechnungen: Die Stadt Nürnberg akzeptiert nur eRechnungen, die konform zur Europäischen Norm 16931 sind, bevorzugt als XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD 2 (jeweils in der aktuell gültigen Version).
  • Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang der Stadt Nürnberg muss genau einen Dateianhang (PDF oder eRechnung) enthalten. E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen.
  • Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
  • Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden. Mehrere Rechnungen in einer Datei sind nicht zulässig.
  • Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Beider elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
  • Jede Rechnung muss eine Leitweg-ID enthalten. Diese 19-stellige Zahlenkombination sorgt dafür, dass Rechnungen vom zentralen Rechnungseingang eindeutig und schnell an die Adressaten innerhalb der Stadtverwaltung weiterverteilt werden
  • Die Dateigröße einer E-Mail ist auf 15 Megabyte beschränkt.
  • Die E-Mail mit der Rechnung darf nicht von einer "No-Reply"-Adresse versendet werden. Sonst kommen Antwortmails, zum Beispiel Fehlermeldungen, nicht beim Absender der Rechnung an.
  • Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein. Sie dürfen zudem nicht schreibgeschützt sein, um ein Bearbeiten im Rahmen der Rechnungsprüfung zu ermöglichen.

4. LEITWEG-ID

Eine sogenannte "Leitweg-ID" muss nun auf jeder Rechnung an einen städtischen Auftraggeber stehen. Die Leitweg-ID ist ein europaweit eingesetztes Format zur Rechnungsadressierung und sorgt dafür, dass Rechnungen vom zentralen Rechnungseingang eindeutig und schnell an die Adressaten innerhalb der Stadtverwaltung weiterverteilt werden können. Die im Hochbauamt verwendeten Leitweg-IDs sind abteilungsbezogen zugeordnet und untenstehend aufgelistet.

Es ist daher also möglich, sollten Sie Aufträge für unterschiedliche Abteilungen des Hochbauamtes bearbeiten, dass Die bei Rechnungsstellung der Rechnungsanschrift verschiedene Leitweg-IDs verwenden müssen. Betrachten Sie eine Leitweg-ID einfach als weiteres Feld der Auftraggeber-Anschrift wie z.B. Dienststelle, Abteilung und Sachbearbeitung. Darüber hinaus kann die für Ihren Auftrag zuständige Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter Auskunft über die nun zu verwendende Leitweg-ID geben. Die Leitweg-ID ist in der Regel künftig auch bei jedem neu geschlossenen Auftrag angegeben.

Hinweis

Sollten trotz der nachfolgenden Auflistung aller im Hochbauamt verwendeten Leitweg-IDs Fragen zur Zuordnung und Auswahl der richtigen Leitweg-ID bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartnerin / Ihren Ansprechpartner im Hochbauamt.


4.1 Übersicht der im Hochbauamt verwendeten Leitweg-IDs für Baurechnungen

Die folgenden Leitweg-IDs sind AUSSCHLIESSLICH für Baurechnungen vorgesehen. Sie können NICHT für Verwaltungsrechnungen (z.B. Bestellung Büromaterial) verwendet werden.

AbteilungKurzbezeichnungLeitweg-ID
BildungH/B09564000-640B110-96
Eigenbetriebe VerwaltungH/EV09564000-640B120-66
KulturH/K09564000-640B130-36
ehem. ReichsparteitagsgeländeH/R09564000-640B140-06
Groß- und SonderprojekteH/P09564000-640B150-73
Öffentlich-private-PartnerschaftH/ÖPP09564000-640B500-90
ElektrotechnikH/E09564000-640B210-87
Technische AnlagenH/T09564000-640B220-57
Zentrale AufgabenH/ZA09564000-640B310-78

4.2 Übersicht der im Hochbauamt verwendeten Leitweg-IDs für Verwaltungsrechnungen

Die folgenden Leitweg-IDs sind AUSSCHLIESSLICH für Verwaltungsrechnungen (z.B. Bestellung Büromaterial) und können NICHT für Rechnungen bei Baumaßnahmen verwendet werden.

zuständiges GeschäftszimmerKurzbezeichnungLeitweg-ID
AmtsleitungH09564000-640S000-60
Bau-AbteilungenBau09564000-640S100-51
Abteilung ElektrotechnikH/E09564000-640S210-12
Abteilung Technische AnlagenH/T09564000-640S220-79

5. LAUFENDE VERTRAGSVERHÄLTNISSE

Bei laufenden Verträgen soll die Rechnungsstellung grundsätzlich auf den neuen elektronischen Prozess umgestellt werden.

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