Vergabeverfahren (Ausschreibungen) sind stark formalisiert und Fehler bei der Angebotserstellung können sehr leicht dazu führen, dass die Vergabestelle das Angebot ausschließen muss. Hier geben wir daher einen kurzen Überblick über die Vergabeverfahrensarten und häufige Fehlerquellen bei der Angebotsabgabe.
Unterschiedliche Vergabeverfahren
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Gattungsarten von Vergabeverfahren.
Zum einen Verfahren, die öffentlich bekannt gemacht und in verschiedenen Medien veröffentlicht werden, sogenannte Bekanntmachungsverfahren. Zu den Bekanntmachungsverfahren zählen auch die Verfahrensarten, bei denen in einer ersten Stufe ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb veröffentlicht wird und in der zweiten Stufe ausgewählte Bewerber eingeladen werden. Die nationalen Bekanntmachungsverfahren werden im Amtsblatt der Stadt Nürnberg und auf der Bekanntmachungsplattform www.auftraege.bayern.de veröffentlicht (siehe Links am Seitenende). Im Oberschwellenbereich werden die Bekanntmachungsverfahren zuerst im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht. Es steht jedem Bieter frei, sich zu beteiligen.
Zum anderen Verfahren, bei denen geeignete Bieter (mindestens 3) direkt von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebots eingeladen werden, sogenannte Einladungsverfahren.
Wann welches Verfahren angewendet werden muss, ist durch europäische, nationale, länderspezifische und kommunale Vorschriften geregelt. Europäische Vorschriften greifen ab Überschreiten des sog. Schwellenwerts von 216.000. EUR (o. USt.). Sobald der geschätzte Auftragswert diesen Wert überschreitet, ist „EU-weit“ auszuschreiben.
| Verfahren | Nationale Vergabeverfahren | EU-weite Vergabeverfahren |
|---|---|---|
| Bekanntmachungsverfahren | Öffentliche Ausschreibung | Offenes Verfahren |
| Bekanntmachung eines öffentlichen Teilnahmewettbewerbs in einer 1. Stufe | Beschränkte Ausschreibung bzw. Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb | Nichtoffenes Verfahren bzw. Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb |
| Einladungsverfahren | Beschränkte Ausschreibung bzw. Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb | Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb |
Fehlerquellen bei der Erstellung/Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen
Immer wieder kommt es zu vermeidbaren Fehlern bei der Teilnahme an Vergabeverfahren, die zum Ausschluss des Angebots von der Wertung führen müssen.
Insbesondere müssen Angebote aus ausgeschlossen werden:
- in denen erforderliche Preisangaben fehlen.
- die nicht die geforderten Nachweise enthalten.
- in denen die Eignung des Bieters nicht in gefordertem Umfang nachgewiesen wurde.
- die nicht innerhalb der Angebotsfrist eingereicht wurden.
- in denen Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden.
Als solche Änderungen an den Vergabeunterlagen gelten beispielsweise:
- Bieten unter beabsichtigter Nichtakzeptanz der Vergabeunterlagen bzw. unter beabsichtigter Abweichungen von den ausgeschriebenen Vertragsbedingungen auf Grundlage bietereigener Vertragsbedingungen / AGB.
- zwingende Mindestanforderungen in der Leistungsbeschreibung oder in den Vorgaben zur Vertragsausführung werden nicht oder nicht komplett erfüllt.
Ebenso müssen Teilnahmeanträge ausgeschlossen werden, wenn
- Änderungen an den Teilnahmeunterlagen vorgenommen wurden.
- in denen die Eignung des Bewerbers nicht in gefordertem Umfang nachgewiesen wurde.
- die nicht innerhalb der Teilnahmefrist eingereicht wurden.
Praxistipps:
Wenn Sie ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag erstellen und Ihnen etwas an den Vergabeunterlagen unklar ist, stellen Sie bitte noch während der Angebots- bzw. der Teilnahmefrist eine Bieterfrage. Unsere eVergabe-Plattform bietet dafür ein gesondertes Modul „Bieterkommunikation“ an. Bitte benutzen Sie ausschließlich dieses Modul für die Kommunikation mit der Vergabestelle.
Befolgen Sie die Vorgaben in den Vergabeunterlagen akribisch. Achten Sie darauf, dass das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag alle geforderten Erklärungen und Unterlagen vollständig enthält.
Sollten Sie zusätzliche, also nicht geforderte Unterlagen dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag beilegen – allgemeines Informationsmaterial, Prospekte, Begleitschreiben – achten Sie bitte darauf, dass diese nichts enthalten, was als Abweichung zu den Vergabeunterlagen verstanden werden könnte.
Nach Einreichung des Angebots / des Teilnahmeantrags könnte es sein, dass die Vergabestelle Rückfragen über die Bieterkommunikation der eVergabe-Plattform stellt und eine Frist zur Beantwortung setzt. Bitte lesen Sie daher Mitteilungen aus der Plattform und übermitteln Ihre Antworten fristgerecht.