Antworten auf häufig gestellte Fragen

Die Stadt Nürnberg nimmt Rechnungen als elektronische Rechnung, als PDF-Rechnung sowie als Papier-Rechnung entgegen.

Eine elektronische Rechnung ist ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.
Eine bildhafte Darstellung einer Rechnung, etwa als Scan oder PDF-Datei, entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung.

Nein, niemand ist gesetzlich verpflichtet, eine Rechnung an bayerische öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form zu stellen. Eine Verpflichtung kann sich jedoch aus vertraglichen Vereinbarungen ergeben. Umgekehrt müssen aber öffentliche Auftraggeber unter bestimmten Voraussetzungen elektronische Rechnungen annehmen und bearbeiten.

Die Stadt Nürnberg akzeptiert ausschließlich elektronische Rechnungen, die der Europäischen Norm 16931 entsprechen. Wir bevorzugen elektronische Rechnungen als XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD 2 (jeweils in der aktuell gültigen Version).

Die XRechnung ist der nationale Standard für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder und Kommunen) in Deutschland. Als XML-basiertes semantisches Datenmodell setzt die XRechnung die Europäische Norm 16931 um.
Weiterführende Informationen finden Sie auf der Internetseite der verantwortlichen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

• Zur Internetseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)<https://www.xoev.de/>

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. ZUGFeRD ist seit Version 2konform mit der Europäischen Norm 16931. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format.

• Mehr erfahren über das Datenformat ZUGFeRD<https://www.ferd-net.de/standards/was-ist-zugferd/was-ist-zugferd.html?acceptCookie=1>

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine). Über dieses internationale Netzwerk können Organisationen geschäftliche Dokumente austauschen.

• Informationen über PEPPOL<https://peppol.eu/>

Dies ist für jedes Format unter „Rechnungsformate und Rechnungsadressen“ beschrieben. Für Empfänger innerhalb der Stadtverwaltung gilt: Rechnungen als PDF werden an stadt@rechnung.nuernberg.de geschickt. In elektronischer Form können Rechnungen ebenfalls an diese zentrale E-Mail-Adresse oder einen der weiteren dargestellten Empfangskanäle geschickt werden. Rechnungen in Papierform gehen an das zentrale Postfach 90 01 48 in 90492 Nürnberg. Der Eigenbetrieb SÖR nutzt analog dazu das Postfach 90 02 15 in 90493 Nürnberg und die E-Maildresse soer@rechnung.nuernberg.de.

Die Stadt Nürnberg akzeptiert beim zentralen Rechnungsempfang grundsätzlich PDF-Rechnungen - unter Einhaltung der dargestellten Vorgaben.

Die Stadt Nürnberg nimmt elektronische Rechnungen (XRechnung) per E-Mail entgegen. Die Stadtverwaltung und die Eigenbetriebe der Stadt Nürnberg haben jeweils zentrale Eingangsadressen für E-Rechnungen und PDF-Rechnungen eingerichtet.

Der nationale Standard XRechnung legt technisch fest, welche Pflichtangaben eine elektronische Rechnung enthalten muss. Dazu gehört unter anderem die jeweilige Leitweg-ID des Empfängers im Attribut BT-10 („Buyer Reference“). Die inhaltlichen Pflichtangaben ergeben sich aus §§14 Abs. 4 und 14a UStG.

Geben Sie bitte bei der Rechnungsstellung immer die Bestellnummer an, sofern Ihnen Ihr Auftraggeber diese zehnstellige Nummer mitgeteilt hat.

Nein, mehrere Rechnungen in einer Datei sind generell nicht zulässig. Jede Rechnung muss in einer eigenen E-Mail verschickt werden.

PDF-Rechnungen werden als Anhang einer E-Mail an eine zentrale Eingangsadresse geschickt. Die Stadtverwaltung und die Eigenbetriebe der Stadt Nürnberg haben dafür jeweils eigene E-Mail-Adressen eingerichtet. Bitte beachten Sie die dargestellten Hinweise und Vorgaben.

Die Leitweg-Identifikationsnummer stellt sicher, dass Rechnungen vom zentralen Rechnungseingang eindeutig und schnell an die Adressaten innerhalb der Verwaltung weitergeleitet werden. Die Leitweg-ID dient als maschinenlesbare Adresse einer elektronischen Rechnung, vergleibar mit der Anschrift des Rechnungsempfängers bei der klassischen Rechnung auf Papier. Die Stadtverwaltung Nürnberg nutzt für die Leitweg-IDs 19-stellige Syntaxen, die jeweils mit „09564000…“ beginnen.

Die 55 Rechnungsempfänger der Nürnberger Stadtverwaltung nutzen insgesamt über 400 verschiedene Leitweg-IDs. Für jeden Rechnungsempfänger wird zur Information eine übergeordnete Leitweg-ID auf dieser Liste veröffentlicht. Bei Dienststellen mit nur einer Leitweg-ID ist die dritte Zahl von rechts im Leitweg eine „1“. Bei Dienststellen mit mehreren Leitweg-IDs ist die dritte Zahl von rechts eine „0“.