Ehrenamt ist Teamarbeit: Digitale Tools, um gemeinsam zu arbeiten!
Gemeinsames und zeitgleiches Arbeiten an einem Themenkomplex, das kann nicht nur für die Arbeitswelt, sondern auch für das Ehrenamt eine große Hilfestellung sein. Es gibt viele unterschiedliche Softwaretools.
In dieser Tool-Sammlung haben wir einige dieser Werkzeuge zusammengestellt, die für engagierte Freiwillige hilfreich sein könnten, sowie weiterführende Links mit guten Übersichten. Der Fokus liegt vor allem auf Tool-Möglichkeiten, die frei im Web vorzufinden sind.
Es gibt vielfältige Möglichkeiten verschiedene Tools einzusetzen. Diese folgende Fragen können bei der Wahl des richtigen Tools helfen:
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Welcher Vorteil entsteht durch die Einbindung eines Arbeitstools für das Team?
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Welches Ziel soll mit Hilfe des Tools umgesetzt werden?
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Welche Tools eignen sich für sensible Daten?
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Hat jeder einen Internetzugang?
Texte schreiben, Ideen sammeln & Brainstorming
Etherpads: Gemeinsam schreiben und Ideen austauschen
Etherpad ist eine Open Source Software mit der mehrere Personen kostenlos und zeit- und ortsunabhängig gemeinsam auf ein Textdokument (sogenanntes Pad) zugreifen und bearbeiten können. Alle Änderungen sind in Echtzeit (auch farbig) sichtbar und die Benutzung ist einfach und intuitiv. Außerdem ist meistens keine Anmeldung notwendig, um ein Pad anzulegen. Nachteil: Das Design ist oft schlicht gehalten und lässt wenig gestalterischen Spielraum.
Es gibt zahlreiche Anbieter im Internet, die einen kostenfreien Etherpad-Server anbieten, hier nur eine kleine Auswahl:
Padlet: Digitale Pinnwand
Verwenden kann man das Tool zum Beispiel für das nächste Brainstorming und für Notizen (mit Bild, Video oder Link). Die Ergebnisse werden zeit- und ortsabhängig, wie bei einer digitalen Pinnwand gesammelt. Die Ergebnisse werden mit Padlet anschaulich visualisiert und können auch auf der Website geteilt werden. In der kostenlosen Basisversion können bis zu drei Padlets erstellt werden. Darüber hinaus wäre ein kostenpflichtiges Upgrade notwendig. Padlet kann auf dem PC im Browser, auf dem Tablet oder Smartphone (iOS und Androis) verwendet werden. Hinweis: Server werden nicht in Europa gehostet.
cryptpad:
Auf der Cryptpad-Website können in Echtzeit mehrere Personen an demselben Dokument schreiben und das Tool ist auf vielfältige Weise einsetzbar, z.B. für die Textbearbeitung, Tabellenkalkulation oder als Whiteboard. Die Nutzung ist kostenlos und eine Anmeldung ist nicht notwendig. Zugang zu dem erstellten Dokument erhält man mit einem Link. Vorteil: Die Dokumente sind verschlüsselt und die Server stehen in Europa.
Miro: Kollaboratives online Whiteboard
Miro ist ein Online-Whiteboard an dem mehrere Teilnehmende gleichzeitig zusammenarbeiten können. Das Tool eignet sich wunderbar für Gruppenarbeiten und Workshops und die Möglichkeiten sind vielfältig z.B. kann man Post-Its anpinnen, Textfelder erstellen, sowie Links und Grafiken einfügen. Außerdem gibt es eine große Auswahl an Vorlagen (z.B. MindMaps, To-Do Listen). Nachteil: In der kostenlosen Basisversion können bis zu fünf Boards mit je 20 Teilnehmenden erstellt werden. Um alle Dienste (z.B. Timer) nutzen zu können ist ein kostenpflichtiges Upgrade notwendig.
Gemeinsame Terminfindung
Einen gemeinsamen Termin mit einem größeren Personenkreis zu finden, kann ziemlich nervenaufreibend sein. Deshalb können Online-Terminplaner eine große Hilfe sein: Man gibt online Terminoptionen an und schickt den Link an eine Gruppe. Wer den Link öffnet, kann sich durch eine Tabelle klicken, welcher Termin gut, weniger gut oder gar nicht passt - und am Ende wird die beste Wahl festgeklopft. Eine schöne Übersicht hat der Paritätische Verband zusammengestellt
Unsere persönliche Empfehlung: Nuudel
Mit Nuudle kann man kostenfreie Umfragen zur Terminfindung anlegen oder alternative Umfragen, mit selbst gewählten Antwortmöglichkeiten, erstellen. Das Design ist ansprechend und die Nutzung einfach. Das Beste: Bei der Nutzung werden keine Nutzerdaten gespeichert. Das Tool wurde von dem Verein Digitalcourage entwickelt, der sich vor allem für Datenschutz einsetzt.
Screencasts: Tutorials, Präsentationen oder Ideen in ein Video packen
Ein Screencast ist eine Videoaufzeichnung des Bildschirms und eine gute Möglichkeit, um eine Präsentation aufzunehmen und mit Audio-Kommentaren und/oder Bild des Referierenden Anderen zu präsentieren. Auch geeignet für die Präsentation Tutorials, Erklärvideos und Ideen.
Screencast mit OpenCast Studio
Opencast ist eine Open Source Software und kostenlos. Für die Aufnahme eines Screencast ist keine Installation der Software notwendig. Neben Mac und Windows Nutzer*innen, können auch Linux Nutzer*innen die Software problemlos nutzen. Sowohl Bildschirm und Webcam Aufnahmen sind möglich. Nachteil: Eine Nachbearbeitung ist nicht möglich.
Trello: Organisation in Vereinen und Initiativen
Trello ist ein kostenloses, webbasiertes Tool, das es ermöglicht, alleine oder im Team ort- und zeitunabhängig zusammen zu arbeiten. In einem Projekt arbeiten oft verschiedene Engagierte an verschiedenen Themen. Mit Trello lassen sich verschiedene Aufgaben gut im Blick behalten, indem Todo-Listen erstellt oder Aufgaben/Ideen auf verschiedenen Karten (klassisches Post-it Prinzip) geteilt werden. In der Basisversion ist Trello kostenlos.
Slack: Kommunikation ist alles!
Slack ist ein Kommunikationstool, dass die Kommunikation von großen Gruppen erleichtert. Anstatt E-Mail an einen großen Verteilerkreis zu senden, kann man für verschiedene Themen einzelne Kanäle (sogenannte Channels) einrichten. Viele Funktionen wie die Suche und das Hochladen von Dateien helfen etwa bei der Planung von z.B Sommerfesten. In der Basisversion ist Slack kostenfrei.
Videokonferenztools
Ob Teammeetings, Workshops, Konferenzen – Räume müssen her. Welche digitalen Tools funktionieren wofür am besten?
Open Source, kostenlos & datenschutz-konform
Jitsi ist eine Open Source Software und das Besondere: Während der Konferenz werden keine persönlichen Daten erhoben! Außerdem ist für die Nutzung kein Account erforderlich, so haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit einen Einladungslink zu erzeugen. Die Nutzung funktioniert mit dem Computer (Chrome, Firefox), ebenso wie mit dem dem Smartphone (via App). Nachteil: Empfohlene Teilnehmerzahl liegt bei max. acht Personen. Außerdem ist Jitsi auch die Basis für „Fairmeeting“ und „Kuketz-Meet“
Weitere Empfehlungen:
Big Blue Button: Moderator*in braucht Registrierung
Senfcall: Big Blue Button – basiert, aber keine Registrierung nötig
Zoom
Zoom ist ein Videokonferenz-Tool (auch Audio, eine Einwahl ist auch via Telefon möglich), das sich auch für größere Gruppen eignet. Neben einer Chat und "Hand-heben"-Funktion gibt es u.a. auch die Möglichkeit seinen Bildschirm für alle Teilnehmenden sichtbar zu machen und innerhalb einer Konferenz Gruppenräume (sogenannte Breakout-Räume) zu erstellen. Die Basisversion ist kostenlos und bis zu 100 Teilnehmende können pro Konferenz max. 40 Minuten teilnehmen. Teilnahme per Link möglich. Eine Person muss sich einen Account erstellen und für alle weiteren Teilnehmenden ist ein Zugang mit Link möglich.
Praktische Tools für den Bildungsalltag
Meetzi: Virtueller Unterrichtsraum
Das virtuelle Klassenzimmer „Meetzi“ wurde entwickelt, um den digitalen Unterricht zwischen Lehrkräften und Schüler*innen zu ermöglichen. Durch die vielseitigen Austauschmöglichkeiten mit Video-Chat, digitaler Tafel, gemeinsamen Texteditor und vielen weiteren Funktionen, eignet sich das Tool aber auch für Ehrenamtliche, beispielsweise in Mentoring- und Patenschaftsprojekten. Der Vorteil: für die kostenlose Version benötigt es keine Registrierung.
