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Beginnend mit dem Schuljahr 2026/2027 entfällt in zunehmendem Umfang für Begleitlehrkräfte von Schülerfahrten die Notwendigkeit der Improvisation bei Aufbewahrung von und Umgang mit denjenigen Mitteln, die für den lokalen Verbrauch vorgesehen sind.
Neben der Dienstanweisung über den Einsatz von Kreditkarten beim Kassen- und Steueramt sowie den Dienststellen der Stadt Nürnberg vom 22.10.2015 stellt die Sparkasse Nürnberg nun auch staatlichen Schulen dienstliche Kreditkarten bereit.
Im Folgenden wird das Verfahren für Schulen beider Schulträger erläutert.
Das Verfahren bei staatlichen Schulen ist wie folgt:
1. Antragstellung
Die betreffende Schule meldet den Bedarf auf Zugang zum Bestellportal der Sparkasse an die Zahlstelle SchA (siehe Kontaktformular). Wir bündeln die Anmeldungen je Monat und geben diese an die Sparkasse weiter.
Die Sparkasse (SPK)
a) legt daraufhin für die Schule einen Kreditkartenrahmen mit Null EUR an und
b) eröffnet für die Schulleitung einen Onlinezugang zum Bestellportal für Kreditkarten.
Für die Bestellung von Karten können durch die Schulleitung im Portal Untervollmachten erteilt werden.
Hinweise:
- SPK empfiehlt, den Karteninhabern einen Onlinezugang auf die Kartenumsätze zu gewähren (Option bei Bestellung).
- SPK rechnet mit einer Bearbeitungszeit von ca. 14 Tagen.
2. Authentifizierungsverfahren
- Personen mit Überweisungsberechtigung vom Schulkonto (Schulleitung, Sekretariate) sollten ein eigenes Verfahren für die Zwei-Faktor-Authentifizierung haben, z.B. das chipTAN-Verfahren.
- Für Lehrkräfte hingegen stellt SPK als Zwei-Faktor-Authentifizierung das pushTAN-Verfahren zur Verfügung
Das Teilen eines "Schülerfahrten"-Smartphones ist seitens SPK unproblematisch, da Lehrkräfte ausschließlich ihre eigenen Kartenumsätze abrufen können.
3. Zyklus der Kartennutzung
- Die Kreditkarte bleibt grundsätzlich in leerem Zustand in einem geeigneten Verwahrgelaß der Schule
- Aufladung Kreditkartengirokonto durch Sekretariat zulasten der Mittel für die jeweilige Schülerfahrt
- Aushändigung an die Lehrkraft durch Sekretariat
- Gebrauch durch Lehrkraft für die Schülerfahrt
- Rückgabe durch Lehrkraft an Sekretariat
- Entladung etwaiger unverbrauchter Mittel auf Kreditkartengirokonto durch Sekretariat zugunsten der Mittel für Schülerfahrten
- Restmittel aus etwaigen Barabhebungen sind beim Sekretariat abzugeben zwecks Zuführung zu den Mitteln für Schülerfahrten
4. Kreditkartenabrechnungen
Die Lehrkraft erhält monatlich eine Abrechnung. Den Umgang hiermit legt die jeweilige Schulleitung fest.
Die monatlichen Abrechnungen samt der zugehörigen Belege sind dem Kassenprüfungsausschuß (§ 7 Abs. 3, § 25 Abs. 5 BaySchO) der Schule im Rahmen der regelmäßigen Prüfungen vorzulegen.
5. Rahmenvorgaben
- Das Überziehungslimit jeder Kreditkarte beträgt Null Euro (ähnlich einer Prepaid-Kreditkarte)
- Nutzung nur nach Erstbelehrung durch Schulleitung gegen Unterschrift; Belehrung ist jährlich erneut durchzuführen und zu dokumentieren
- sofortige Kartensperrung durch Lehrkraft bei Verlust, Diebstahl oder anderem festgestelltem Mißbrauch
- Keine Nutzung durch andere Personen
- Keine private Nutzung
- jederzeit getrennte Aufbewahrung von PIN und Karte
- Aufladung und Entladung nur durch Sekretariat
6. Kosten
Die Jahresgebühr (derzeit 36,00 Euro) wird wegen des Kreditrahmens von Null Euro seitens SPK vom Schulhauptgirokonto (§ 25 Abs. 1 BaySchO) eingezogen. Mit dem bereitgestellten Abrechnungsvordruck erstattet die Stadt Nürnberg den Schulen diese Gebühren.
Reichen Sie den ausgefüllten Vordruck zugunsten Ihres Schulhauptkontos zusammen mit dem Beleg der Kontobelastung bitte bei der Zahlstelle SchA ein (Gitterlochkuvert, Adressat "SchA, Zahlstelle").
Verfahren für städtische Schulen
1. Antragstellung
Dienstlich zwingend notwendige Kreditkarten sind vom Dienststellenleiter SchA mit Zustimmung der Leitung des Referats für Bildung über das Kassen- und Steueramt schriftlich zu beantragen.
Den Antrag selbst füllt die Schule bzw. Lehrkraft mit den erforderlichen Angaben aus und reicht diesen bei der Zahlstellenleitung SchA ein. Hier erhalten Sie auch auf Anfrage den Vordruck zur Bevorratung im Sekretariat, vgl. unten stehende Möglichkeit zur Kontaktaufnahme per eMail.
Die Beantragung ist zwingend personengebunden. Hierbei unabdingbare persönliche Angaben beinhalten neben dem vollständigen Nahmen und dem Geburtsdatum auch die Steuer-ID, soweit die Person nicht bereits bei der Sparkasse (SPK) hinterlegt ist.
Das Kassen- und Steueramt führt mit Erhalt des Vordrucks für die Stadt Nürnberg die Beantragung bei SPK durch. Dies beinhaltet die Erstellung des Verfügungsrahmens (Muß von Schule definiert werden!) und Bestellung der Karten plus Versand und Rücklauf der Verträge.
Die Zustellung der Kreditkarte sowie der PIN erfogt namentlich.
Zuletzt obliegt der jeweiligen Schule die Zuordnung der Karten (samt des Kreditkarten-Girokontos) zu deren Onlinebanking-Zugängen; ggf. kann die Erstellung neuer Zugänge erforderlich sein.
2. Authentifizierungsverfahren
- Personen mit Überweisungsberechtigung vom Schulkonto (Schulleitung, Sekretariate) sollten ein eigenen zweiten Faktor haben, z.B. das chipTAN-Verfahren.
- Für Lehrkräfte hingegen stellt SPK als Zwei-Faktor-Autorisierung pushTAN zur Verfügung
Das Teilen eines "Schülerfahrten"-Smartphones ist seitens SPK unproblematisch, da Lehrkräfte ausschließlich ihre eigenen Kartenumsätze abrufen können.
3. Zyklus der Kartennutzung
- Die Kreditkarte bleibt grundsätzlich in leerem Zustand in einem geeigneten Verwahrgelaß der Schule
- Aufladung durch Nebenzahlstelle Schule zulasten der Mittel für die jeweilige Schülerfahrt
- Aushändigung an die Lehrkraft durch Leitung Nebenzahlstelle Schule
- Gebrauch durch Lehrkraft für die Schülerfahrt
- Rückgabe durch Lehrkraft an Leitung Nebenzahlstelle
- Entladung etwaiger unverbrauchter Mittel durch Nebenzahlstelle Schule zugunsten der Mittel für Schülerfahrten
- Restmittel aus etwaigen Barabhebungen sind bei der Nebenzahlstelle Schule abzugeben zwecks Zuführung zu den Mitteln für Schülerfahrten
4. Kreditkartenabrechnungen
Die Lehrkraft erhält monatlich eine Abrechnung.
Eine sorgfältige Prüfung derselben wird seitens der Stadt Nürnberg erwartet.
Diese Abrechnung ist mit allen zugehörigen Belegen unverzüglich, spätestens binnen einer Woche, der Zahlstelle SchA zuzuleiten (Gitterlochkuvert an "SchA, Zahlstelle"), da die Stadt lediglich acht Wochen Zeit hat, fehlerhafte Umsätze zu reklamieren.
5. Rahmenvorgaben
- Das Überziehungslimit jeder Kreditkarte beträgt Null Euro (ähnlich einer Prepaid-Kreditkarte)
- Nutzung nur nach Erstbelehrung durch Leitung Nebenzahlstelle Schule gegen Unterschrift; Belehrung ist jährlich erneut durchzuführen und zu dokumentieren
- sofortige Kartensperrung durch Lehrkraft bei Verlust, Diebstahl oder anderem festgestelltem Mißbrauch
- Keine Nutzung durch andere Personen
- Keine private Nutzung
- jederzeit getrennte Aufbewahrung von PIN und Karte
- Aufladung und Entladung nur durch Nebenzahlstelle Schule
6. Kosten der Kreditkarten
SPK stellt der Stadt Nürnberg jährlich eine Gesamtrechnung für alle städtischen Bankverbindungen. Eine separate Rechnung der SPK für einzelne Kreditkartengebühren wird nicht ausgestellt.
