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Durch das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) und die Satzung über die Aufgaben und Benutzung des Stadtarchivs Nürnberg (StadtarchivS) ist die Nutzung von Archivgut, das noch Sperr- oder Schutzfristen unterliegt, geregelt.

Schutz- oder Sperrfristen

Nach den gesetzlichen Bestimmungen (Art. 10 Abs. 3 BayArchivG) darf öffentliches Archivgut nicht vor Ablauf von 30 Jahren nach Schließung der Unterlagen genutzt werden. Schriftgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht, darf frühestens 10 Jahre nach dem Tod der Person oder, falls dieses Datum nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand zu ermitteln ist, 90 Jahre nach deren Geburt eingesehen werden. Diese Sperrfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. Für Schriftgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, gelten noch längere Schutzfristen.

Verkürzung der Schutz- oder Sperrfrist

In bestimmten Fällen ist (nach Art. 10 Abs. 4 BayArchivG) eine Verkürzung der Schutzfristen möglich, die beim Stadtarchiv schriftlich zu beantragen ist. Bei Antragstellung per E-Mail muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.

Der Antrag auf Schutzfristverkürzung kann formlos an das Stadtarchiv gerichtet werden. Er muss folgende Angaben enthalten:

• Name, Vorname und Anschrift der den Antrag stellenden Person
• Name, Vorname und Anschrift der Auftraggeberin/des Auftraggebers, wenn die Nutzung im Auftrag einer dritten Person erfolgt
• Nutzungszweck/Arbeitsthema (mit möglichst präziser sachlicher und zeitlicher Eingrenzung)
• bei wissenschaftlicher Nutzung Hinweise zur Art der Arbeit und der Hochschule
• Erläuterungen zur beabsichtigten Veröffentlichung, Verwendung in einem Vortrag usw.
• Auflistung der einzelnen Archivguteinheiten, für welche die Sperr- bzw. Schutzfristen verkürzt werden sollen, mit Signatur, Aktentitel und Laufzeit
• bei Unterlagen, die sich nach ihrer Zweckbestimmung auf natürliche Personen beziehen, auch die Lebensdaten der Betroffenen, sofern sie bekannt oder aus dem Findmittel ersichtlich sind

• Datenschutzhinweis<https://www.nuernberg.de/internet/stadtarchiv/datenschutzhinweis_formulare.html>

Bei personenbezogenem Archivgut muss die Benutzerin/der Benutzer die Einwilligung des oder der Betroffenen beibringen oder nachweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen Gründen, die im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder einer dritten Person liegen, unerlässlich ist.

Über die Verkürzung von Schutzfristen entscheidet das Stadtarchiv mit Zustimmung der abgebenden Stelle.

Im Fall einer Verkürzung der Schutzfrist verpflichtet sich der Antragsteller, die aus der Benutzung personenbezogenen Archivguts gewonnenen Erkenntnisse und Fakten nur anonymisiert und nur für den im Antrag angegebenen Zweck zu verwenden, die bei der Einsicht der Akten gewonnenen Informationen nicht an Dritte weiterzugeben sowie schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter in keiner Weise zu beeinträchtigen.

• Bayerisches Archivgesetz<http://www.gda.bayern.de/fachinformationen/more/archivgesetz/>
• Satzung über die Aufgaben und Benutzung des Stadtarchivs Nürnberg</imperia/md/stadtarchiv/dokumente/412_725.pdf> (PDF, 64 KB)